Experts : facilitez votre venue à la Haute Autorité de santé

Foire aux questions
Web page - Posted on Oct 07 2021 - Updated on Jan 30 2024

Préparer mon déplacement

Je me rends à la HAS : est-ce à elle de prendre en charge mon déplacement ?

Si je suis membre d’une commission ou d’un groupe de travail en tant qu’expert, oui. En revanche, si je représente une partie prenante ou une institution, c’est à mon organisation de prendre en charge mes frais

 
Quand puis-je commencer à organiser mon déplacement  ?

Même si un planning prévisionnel de réunions vous a été communiqué, seule la réception d’une invitation ferme (convocation valant ordre de mission), le cas échéant par courriel, permet d’assurer la prise en charge des transports et de l’hébergement. 

 
Puis-je décaler mes dates d'aller et/ou de retour ?

Oui, mais seules les dépenses strictement nécessaires au déplacement pour la HAS peuvent donner lieu à prise en charge. Par exemple, si vous venez à la HAS pour une réunion qui dure jusqu’à 17h et souhaitez rester une journée de plus à titre personnel, le trajet retour peut être pris en charge par la HAS, mais la nuitée d’hôtel ne le sera pas si vous auriez eu la possibilité de rentrer le jour-même après 17h. Le décompte des repas pris en charge suit la même logique.

Si vous groupez un déplacement pour deux réunions dont l’une est à la HAS et l’autre, par exemple, au Ministère, chaque organisme assure la prise en charge d’une partie des frais.

En cas de doute, renseignez-vous auprès de fraisdeplacement@has-sante.fr.

 
Puis-je partir d’une autre adresse que mon domicile ou lieu de travail  ?

Le départ d'une autre adresse est possible, mais la HAS ne prendra en charge les dépenses qu’à concurrence des frais qui auraient été nécessaires pour un déplacement depuis votre domicile.

Par exemple, si vous habitez à Lille, avez une résidence secondaire à Nice et souhaitez vous rendre directement depuis Nice à la HAS, le trajet sera remboursé sur la base du TGV Lille-Paris (même si vous avez pris l’avion) et l’hôtel la veille de la réunion ne sera pas pris en charge car en train depuis Lille, vous auriez pu venir le jour-même.

 
Qu’est-il prévu en cas de handicap  ?

En cas de handicap, la HAS peut prendre en charge des dépenses spécifiques, rendues nécessaires par la situation de handicap ou le problème de santé, sur justificatif. Quand un expert a besoin d’un accompagnateur ou auxiliaire de vie, les frais de ce dernier peuvent aussi être pris en charge, dans les mêmes conditions que les autres voyageurs.

Nous vous invitons le mentionner lors de votre 1er déplacement pour la HAS. Le pôle frais déplacement vous demandera des informations sur votre profil, (adresse, n° de portable, carte de réduction ou de fidélité, préférence de siège, etc.).

Vous pouvez également, si cela vous aide, demander à pouvoir utiliser les services de l’agence de voyage : voir partie 5.

 
Que se passe-t-il en cas d’annulation  ?

Si la mission est annulée à la demande de la HAS (annulation de la visite de certification, report de la réunion, ...) ou si le désistement de votre part est dûment justifié (maladie), les frais d’annulation sont pris en charge par la HAS.

Si vous n’êtes pas sûr de pouvoir effectuer le déplacement, privilégiez la réservation de tarifs flexibles.

En cas d’avance versée supérieure aux frais d’annulation, le montant de l’avance (déduction faite des frais d’annulation) doit être remboursé à la HAS.

 

Mon trajet

Qu’est-ce qui est pris en charge dans les déplacements des experts ?

Les trajets pour vous rendre à la HAS sont pris en charge, à partir de votre domicile personnel ou lieu d’exercice professionnel principal.

Dès lors que l’offre est disponible et accessible, ce sont les transports en commun terrestres (train, métro, bus, etc.) qui sont préconisés. Les billets (en 2nde classe) sont pris en charge, non les abonnements. Les autres modes de transport (avion, véhicule personnel, voiture de location) peuvent être acceptés sous condition, ou en complément (ex. trajet en voiture pour rejoindre la gare, en l’absence de transports en commun) :

  • Pour l’avion, les billets (en classe éco)
  • Pour le véhicule personnel, le paiement d’une indemnité kilométrique, et le cas échéant, parking, péages
  • Pour la location de véhicule, le coût de location (hors options et plein d’essence après restitution), les frais de carburant, et le cas échéant, parking, péages.
 
Puis-je voyager en première classe ?

Seule la seconde classe est prise en charge.

Par exception, pour les voyages en train, les voyages en 1ère classe sont possibles à condition de posséder une carte de réduction (carte liberté, carte sénior, carte d’abonnement) et de l’utiliser lors de la réservation des billets. Les voyageurs doivent avoir informé le pôle des frais de déplacements de la HAS par e-mail à fraisdeplacement@has-sante.fr.

Si vous n’êtes pas dans ce cas, une demande de remboursement de billet en 1ère classe entraînera une réfaction de 2/3. Si vous prenez un billet en 1ère classe car il présente un tarif avantageux par rapport à l’offre disponible en 2nde, pensez à prendre une capture d’écran et à la fournir lors de votre demande de remboursement : le montant disponible en 2nde pourra alors être retenu comme base de remboursement.

 
Une carte de réduction peut-elle être remboursée par la HAS ?

non, sauf si son coût est amorti par les déplacements pour la HAS.

 
Est-il possible de modifier la réservation juste avant le voyage ?

Les modifications et annulations dépendent des conditions de réservation. Elles peuvent entraîner des frais. Ces frais ne sont pas pris en charge.

 
Puis-je prendre l’avion ?

Le train est préconisé, pour des raisons de coût et d’émission de gaz à effets de serre.

L’avion n’est possible que pour effectuer des trajets qui seraient supérieurs à 4h en train. En cas d’aller-retour effectué sur la même journée, la durée prise en compte est de 6h pour effectuer l’aller-retour.

En pratique, les trajets Paris-Marseille, Paris-Montpellier et Paris-Bordeaux (environ 3h) sont à faire en train. Ils peuvent être pris en charge en avion uniquement si l’aller-retour a lieu dans la même journée.

 
Si le voyage se fait en voiture, le remboursement du carburant est-il possible ?

Non, lors de l’utilisation du véhicule personnel, les frais de carburant ne sont pas remboursés car ils sont intégrés dans l’indemnité kilométrique. Cependant, en cas d’utilisation d’une voiture de location (la réservation d’un véhicule de location nécessite l’obtention d’un accord express de la HAS), le remboursement du carburant est possible. Il est rappelé que le plein du véhicule doit être effectué avant la restitution du véhicule auprès de l’agence de location (dans le cas contraire, le remboursement des frais sera recalculé sur la base du prix moyen du carburant utilisé).

 

Réserver mon hôtel

Quel est le montant de prise en charge pour mon hôtel ?

Pour venir à la HAS (Saint-Denis, 93), si vous avez besoin d’un hôtel, l’hébergement est pris en charge dans la limite de 140€ par nuit (petit déjeuner et taxe de séjour compris).

Pour les autres déplacements (notamment les missions des experts-visiteurs), les plafonds de prise en charge à la HAS sont les suivants :

  • Pour les missions à Paris ou communes limitrophes, le montant est de 140 € / nuit.
  • Pour les hébergements situés dans le reste de l’Île-de-France et dans les villes de plus de 200 000 (Lyon, Marseille, Nice, Toulouse, Bordeaux, Montpellier, Rennes, Nantes, Lille et Strasbourg), dont les communes limitrophes, la prise en charge maximum est de 120 € / nuit (petit déjeuner et taxe de séjour compris) dans la limite des frais réels.
  • Pour tous les autres cas de figures, la prise en charge maximum est de 90 € / nuit (petit déjeuner et taxe de séjour compris) la limite des frais réels.
  • Pour les hébergements situés Martinique, Guadeloupe, Guyane, La Réunion, Mayotte, St Barthélémy, St Pierre & Miquelon, St Martin, Nouvelle-Calédonie, Iles Wallis & Futuna et la Polynésie Française la prise en charge maximum est de 120 € / nuit (petit déjeuner et taxe de séjour compris) dans la limite des frais réels
 
La HAS a-t-elle un partenariat avec un hôtel à proximité ?

La HAS a un contrat de collaboration avec trois établissements, précisez que vous venez pour la HAS pour bénéficier des tarifs préférentiels :

Le tarif préférentiel est de 118€ avec petit-déjeuner (taxe de séjour à ajouter).

Effectuez votre réservation par téléphone au 01 48 09 96 85 ou par mail à h8538@accor.com

Le tarif préférentiel est de 129€ avec petit-déjeuner + 8,13€ de taxe de séjour, soit un total de 137,13€ par nuit.

.Effectuez votre réservation par téléphone au 01 83 75 51 51 ou par mail à h7565@theoriginalshotels.com avec copie à h7565sales@theoriginalshotels.com

  • EasyHotel Aubervilliers, 35 rue des Gardinoux - 93300 Aubervilliers

    Le tarif de base est de 70 € (+ 9,90€ petit-déjeuner et 3,25€ taxe de séjour) par nuit, mais peut varier en fonction des évènements à proximité. L’utilisation du code COR10 permet de bénéficier d’une réduction de 10%.

    Effectuez votre réservation sur le site internet de l’hôtel

    Contact : aubervilliers@easyhotel.com / 01 86 90 54 30

 

 
Puis-je réserver un Air bnb ?

Oui, il est possible de réserver un Air bnb, ou toute autre forme d’hébergement (mais pour être remboursé, il faudra disposer d’une facture), dans les mêmes plafonds que pour les hôtels.

 

La note de frais

Qu’est-ce qui peut être remboursé par note de frais ?

Les frais engagés directement par le voyageur pour la réalisation de la mission à la HAS peuvent être remboursés par note de frais, dans la limite des plafonds de prise en charge. Cela peut concerner les déplacements, l’hébergement et les repas (à hauteur de 20€/repas ; midi, soir le cas échéant – mais le petit-déjeuner est inclus dans l’hébergement et donc n’est pas remboursé à part), pour la durée comprise nécessairement dans la mission.

Les repas pris gratuitement à la HAS ne donnent pas lieu à note de frais.

Les frais divers personnels ne sont pas pris en charge.

 
Qu’appelle-t-on « frais annexes » ?

Les frais annexes font référence à l’ensemble des autres frais susceptibles d’être engagés, hors billets de train / avion ou hôtel.

 
A qui m’adresser et comment procéder pour une 1ère demande de remboursement ?

Pour créer un 1er dossier de remboursement, il faut obligatoirement envoyer par mail à l’adresse fraisdeplacement@has-sante.fr les informations suivantes :

  • Nom et prénom
  • Adresse personnelle
  • Adresse mail
  • Date de naissance
  • RIB personnel en format PDF

Ainsi que la commission ou l’intitulé du groupe de travail auquel vous êtes invité.

 
Que dois-je faire pour le remboursement d’un trajet ?

Je dois remplir le formulaire de remboursement et joindre les justificatifs demandés.

 
Pour les remboursements, quels sont les justificatifs attendus ?

Tous les documents attestant du paiement de l’hébergement et du transport (factures), une copie de la carte grise (en cas de déplacements en véhicule) et le RIB (pour tout 1er remboursement).

 
A qui transmettre mes justificatifs ?

Les justificatifs doivent être transmis au pôle frais de déplacements de la HAS par courrier non affranchi  à l’adresse suivante :

Haute Autorité de santé
S.F.A.L. – Pôle Frais de déplacement
5 avenue du Stade de France
Libre réponse 85951
93219 ST DENIS LA PLAINE CEDEX

Une procédure d’envoi des frais par voie dématérialisée est en cours de mise en place. Elle est active pour les experts-visiteurs et permet le dépôt des frais sur une plateforme en fournissant des scans des justificatifs demandés.

 
Les taxis sont-ils pris en charge ?

Non, les frais de taxi ne sont en principe pas pris en charge. Ils ne peuvent l’être que dans des circonstances particulières (handicap, trajet tardif).

 
Des avances sur frais sont-elles possibles ?

Les avances sont possibles, à raison d’une seule avance par déplacement, pour les frais d’hôtel et/ou de transport en train ou avion, lorsque les frais engagés sont substantiels (plusieurs nuitées d’hôtel, trajet avion outre-mer). Cela peut aussi intervenir pour des frais plus limités (trajet en train, une seule nuitée d’hôtel).

L’avance porte sur 75% du montant des frais prévisionnels d’hébergement et/ou de train/avion. Adressez une demande par mail à fraisdeplacement@has-sante.fr, avec le mot-clé « AVANCE » dans l’objet du mail, en joignant le devis de réservation d’hôtel et/ou le billet de transport (ou le devis d’option).

L’avance est pertinente si elle intervient un ou deux mois avant le déplacement. Les demandes arrivant moins de deux semaines avant le déplacement ne sont pas prises en compte : il est préconisé alors de déposer sa demande de remboursement dès le lendemain du déplacement en signalant une demande de remboursement rapide pour frais élevés.

 
Quand serai-je remboursé ?

Le délai de remboursement des frais de déplacements sur présentation des justificatifs est en principe de 1 mois après le dépôt de la demande, sauf difficulté liée à une surcharge d’activité du pôle.

Généralement, l’allongement des délais de traitement est lié au manque de documents dans le dossier remis (justificatifs, factures, autorisation de véhicule, décharge de responsabilité, courrier explicatif d’une situation particulière…). Veillez à vérifier que vous n’avez pas été destinataire d’une demande de pièce complémentaire.

 
Comment signaler une demande de remboursement rapide ?

Si les frais engagés sont substantiels et si vous avez besoin d’un remboursement accéléré, vous pouvez utiliser sur vos correspondances (envoi des frais de déplacement par courrier, envoi d’un mail d’alerte) le mot-clé « URGENT ».

 

Usagers et autres cas particuliers

Comment signaler une situation particulière pour une prise en charge plus rapide ?

Si votre venue à la HAS pour participer à ses travaux est rendue complexe par votre situation, marquez vos correspondances (courriels dans l’objet ; courriers sur l’enveloppe) d’un mot-clé « PRIORITAIRE ».

Pour les représentants d’usagers, utilisez le mot-clé « USAGER ».

 
Est-il possible, dans certains cas, de bénéficier des services d’une agence de voyage ?

La HAS dispose d’un marché avec une agence de voyages, HAVAS Voyages, dont elle souhaite réserver l’utilisation à certaines situations particulières, notamment pour les représentants d’usager qui en feraient la demande. Les personnes en situation de handicap peuvent également utiliser ce service.

 
Comment avoir recours à l’agence de voyage ?

L’agence de voyage dispose d’une plateforme dédiée aux réservations de transports et d’hébergements. Des prestations de réservation par téléphone via l’agence de voyage sont aussi possible bien que les réservations en ligne doivent être privilégiées. HAVAS permet de :

  • Réserver son billet de train et d’avion
  • Réserver son hôtel
  • Réserver un véhicule de location (une demande d’autorisation, devra être faite, au préalable, auprès du service métiers).

Le portail est accessible en se connectant à https://accounts.hv-travelsolutions.com/ ou en cas de difficulté au 02.98.44.22.39 ou à l’adresse mail brest.guipavas@havasvoyages.fr.

Le voyageur effectue une demande de devis via la plateforme de réservation HAVAS. Cette demande sera ensuite validée par les agents du pôle frais de déplacements de la HAS.

La création de son profil sur HAVAS est nécessaire avant de pouvoir se connecter à la plateforme et y demander une réservation. Ce n’est pas nécessaire si vous réservez vous-mêmes vos billets de transport et votre hôtel (et si vous n’avez pas de réservation à faire).

 
A qui et comment demander la création de mon profil sur Havas ?

Pour demander la création de mon profil, il faut obligatoirement envoyer par mail à l’adresse fraisdeplacement@has-sante.fr avec les données suivantes :

  • Nom et prénom
  • Adresse personnelle
  • Adresse mail de connexion au portail
  • Date de naissance
  • RIB personnel en format PDF

Nous vous demandons de bien vouloir préciser à quel titre ou pour quel motif vous demandez à pouvoir utiliser les services d’agence de voyage.

 

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Pôle frais de déplacements

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