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Situation de crise – Miser sur l’équipe

Web page - Posted on Oct 08 2020

Accueil et intégration de nouvelles personnes

  • Faire connaissance, savoir pourquoi elles sont là, ce qu’elles vont faire et pour combien de temps. Pour ce faire, c’est l’occasion de mettre à jour ou de créer un « tableau blanc » (Cf. illustration tableau blanc).

  • Les aider à se familiariser avec le travail :
    • rassembler les protocoles liés au COVID (dans un classeur accessible, un fichier, …);
    • désignez un référent pour répondre aux questions (en cas de doute, de  méconnaissance d’une procédure...);
    • ils sont plusieurs et vous avez un peu de temps : organiser une petite « séance de simulation in situ », une mise en situation ciblée ou visionner des vidéos sur des pratiques ciblées.

Exemple de tableau blanc

Exemple tableau mini 

Communication

La communication vise ici à s’assurer que dans les conditions d’urgence, de stress et de fatigue, la sécurité soit de mise.

La communication en boucle fermée et la communication sécurisée seront utiles en toute circonstance, notamment avec l’arrivée de collaborateurs nouveaux, avec la pression et le stress, et avec tout l’habillage (la voix peut être moins audible) :

  • Communication en boucle fermée : il s’agit ici de s’assurer que le message transmis à l’oral est bien compris.

Illustration
Illustration Grand fromat 

  • Communication sécurisée : utiliser l’outil SAED pour fiabiliser les informations critiques nécessitant une attention et une action immédiates.

SAED Grand format

Manageur, garder un oeil sur votre équipe

En temps normal, la dynamique d’équipe ça s’entretient ; confronté à une crise, l’enjeu est majeur. Le manageur a un rôle essentiel à jouer. L’environnement de travail n’est plus le même, tout s’accélère et il faut s’adapter en permanence et rapidement.

Pour comprendre les enjeux, les équipes peuvent être confrontées à différentes phases :

  • l’optimisme, où tout semble possible : l’équipe répond présente, on est tous ensemble, les rancœurs sont laissées de côté ;
  • le pessimisme, où tout s’accélère et se complique : l’équipe est toujours là, mais elle rencontre des difficultés (matériels, décès, choix, etc.) ;
  • la crise de sens, avec les critiques ; on ressasse, on se plaint (« on l’avait dit, on ne nous a pas écoutés…») ;
  • le burnout, c’est l’épuisement («c’est trop difficile, on n’en peut plus»).

L’objectif est donc de maintenir et renforcer le lien de confiance et la cohésion d’équipe:

  • suivre et soutenir le moral des équipes, notamment en facilitant l’expression des émotions et des ressentis : c'est l’occasion d’utiliser le tableau blanc et d’utiliser des approches simples comme la météo des humeurs, l’arbre à personnage (Retrouvez les dans la boite à outils de Pacte), voire des cartes des émotions.

Exemple
Exemple Exprimez votre ressenti grand format  

  • Apporter une réponse adaptée
    • Il existe de nombreux soutiens psychologiques aux soignants qui peuvent apporter leur aide, n’hésitez pas à les diffuser sur le tableau blanc.
    • Prenez du temps en tête à tête avec ceux qui expriment qu’ils ne vont pas bien ; montrez-leur ce qui évolue dans le bon sens (le renfort, la livraison de masque, le soutien citoyen, etc.).
    • Mettez en place des salles de repos, des ateliers de prise en charge psychocorporelle (méditation, pleine conscience, yoga, etc.).
    • Appuyez-vous sur les membres de l’équipe qui peuvent reconnaitre un collègue stressé et lui apporter de l’aide en partageant la charge de travail et en apportant un soutien émotionnel.

  • Renforcer la pratique du Feed-back¹, ce qui permet la reconnaissance des contributions singulières. Pour le réussir, on est d’abord :
    • dans une relation de confiance ;
    • centré sur les actes (les actions) ;
    • factuel ;
    • sincère, honnête dans la relation ;
    • constructif, donnant du sens.

¹Le feed-back permet de faire du retour d’information entre le manager et le collaborateur ; on est ici plus sur le feed-back positif pour faire du renforcement

 

  • Ritualiser la communication :
    • par l’intermédiaire du tableau blanc ;
    • mais aussi en mettant en place des briefings pour informer les équipes, et également pour faire un point sur la situation et partager une même vision de la situation. Ce briefing peut être réalisé en début de journée ou au moment du changement d’équipe. Mais il est également souhaitable de le faire à tout autre moment de la journée pour, d’une part, maintenir et partager la conscience de la situation et ainsi mieux articuler les actions à venir et, d’autre part, anticiper les besoins éventuels de soutien auprès de collègues grâce à la connaissance de leur charge de travail.

 

Exemple de briefing (5 minutes)

Organisation du travail : « nous avons une sortie de réanimation dans 1 heure » ; « cela fait 2 jours que nous sommes stables concernant les activités liées aux patients COVID 19 ».

L’équipe : « Jean Paul, qui est resté avec nous en renfort, part dans 1 heure à la fin de son service » ; « dans la salle de repos, nous avons des chocolats de Pâques et des gâteaux ».

« Avez-vous des remarques/propositions/alerte à nous faire partager pour le reste de la journée ?»

Une aide-soignante demande si la commande de gants est arrivée. Réponse : « un stock de boites de gants arrive en dépannage d’un autre service dans l’attente de notre commande ».

Clôturer la séance :  « bravo à vous tous pour la qualité de votre travail. Je vous rappelle qu’une psychologue en ligne est disponible pour notre équipe jusque demain soir. On refait un point à la relève ».

 
Exemple de debriefing (5 minutes)

« Qu’avez-vous identifié comme problème aujourd’hui dans notre façon de faire (sur un acte, une organisation, un doute sur une connaissance, etc.) ? »

« Qu’est-ce qui s’est plutôt bien passé ? »

«  Y a-t-il un sujet (technique, éthique, besoin de formation, etc.) que vous avez identifié ? »

 

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