Experts : facilitez votre venue à la Haute Autorité de santé

Préparer mon déplacement

Si je suis membre d’une commission ou d’un groupe de travail en tant qu’expert, oui. En revanche, si je représente une partie prenante ou une institution, c’est à mon organisation de prendre en charge mes frais

Même si un planning prévisionnel de réunions vous a été communiqué, c'est la réception de la convocation (valant ordre de mission) qui permet d’engager la réservation des transports et de l’hébergement. 

Oui, à l’issue de la passation d’un marché public, la société HAVAS a été retenue pour la mise en place d’une plateforme dédiée aux réservations de transports et d’hébergements. Des prestations de réservation par téléphone via l’agence de voyage sont aussi possibles bien que les réservations en ligne doivent être privilégiées. HAVAS permet de :

• Réserver son billet de train et d’avion
• Réserver son hôtel
• Réserver un véhicule de location (une demande d’autorisation, devra être faite, au préalable, auprès du service métiers)

Non, les personnes engageant des frais limités pour se rendre à la HAS sont invitées à réserver leurs transports et hébergements eux-mêmes, hors Havas. Vous serez remboursés sur note de frais, a posteriori, dans la limite des conditions et plafonds de prise en charge (voir ci-dessous).

Ce portail est accessible en se connectant à https://accounts.hv-travelsolutions.com/. En cas de difficulté, contactez le 02.98.44.22.39 ou écrivez à  brest.guipavas@havasvoyages.fr

Non, le voyageur effectue une demande de devis via la plateforme de réservation HAVAS. Cette demande sera ensuite validée par les agents du pôle frais de déplacements de la HAS.

La création de son profil sur HAVAS est nécessaire avant de pouvoir se connecter à la plateforme et y demander une réservation. Ce n’est pas nécessaire si vous réservez vous-même vos billets de transport et votre hôtel (et si vous n’avez pas de réservation à faire).

Pour demander la création de mon profil, il faut obligatoirement envoyer par mail à l’adresse fraisdeplacement@has-sante.fr avec les données suivantes :

• Nom et prénom
• Adresse personnelle
• Adresse mail de connexion au portail
• Date de naissance
• RIB personnel en format PDF

En cas de handicap, la HAS peut prendre en charge des dépenses spécifiques, rendues nécessaires par la situation de handicap ou le problème de santé, sur justificatif. Quand un expert a besoin d’un accompagnateur ou auxiliaire de vie, les frais de ce dernier peuvent aussi être pris en charge, dans les mêmes conditions que les autres voyageurs.

Nous vous invitons à nous le mentionner lors de votre 1^er déplacement pour la HAS (le cas échéant lors de la création de votre profil sur Havas). Le pôle frais déplacement vous demandera des informations sur votre profil, (adresse, n° de portable, carte de réduction ou de fidélité, préférence de siège, etc.).

Mon trajet

Les trajets pour vous rendre à la HAS sont pris en charge, à partir de votre domicile personnel ou lieu d’exercice professionnel principal.

Dès lors que l’offre est disponible et accessible, ce sont les transports en commun terrestres (train, métro, bus, etc.) qui sont préconisés. Les billets (en 2^nde classe) sont pris en charge, non les abonnements. Les autres modes de transport (avion, véhicule personnel, voiture de location) peuvent être acceptés sous condition, ou en complément (ex. trajet en voiture pour rejoindre la gare, en l’absence de transports en commun) :

• Pour l’avion, les billets (en classe éco)
• Pour le véhicule personnel, le paiement d’une indemnité kilométrique, et le cas échéant, parking, péages
• Pour la location de véhicule, le coût de location (hors options et plein d’essence après restitution), les frais de carburant, et le cas échéant, parking, péages.

Non, seule la seconde classe est autorisée.

Par exception, pour les voyages en train, les voyages en 1^ère classe sont possibles à condition de posséder une carte de réduction (carte liberté, carte sénior, carte d’abonnement) et de l’utiliser lors de la réservation des billets. Les voyageurs doivent avoir informé le pôle des frais de déplacements de la HAS par e-mail à fraisdedeplacement@has-sante.fr.

Oui, mais uniquement si son coût est amorti par les déplacements pour la HAS.

Oui, le voyageur doit la faire figurer sur son profil. S’il possède une carte fidélité Grand Voyageur en plus de la carte de réduction, le voyageur doit si besoin contacter le service Grand Voyageur de la SNCF pour lier les cartes.

Le porteur de la carte doit pour se faire :

• Soit contacter le service Grand Voyageur de la SNCF au 0 808 808 330
• Soit indiquer le numéro de sa carte commerciale dans le profil SNCF CONNECT

La réglementation RGPD applicable à la SNCF n'autorise pas les agences comme HAVAS à faire ce type de modification pour le compte de leurs clients

Non, cela n’est pas possible. La SNCF ne permet pas de réservation avec cette carte en dehors de son portail Oui SNCF ou de ses guichets en gare. Les titulaires de ce type de carte doivent acheter eux-mêmes leurs billets de train et se faire rembourser par la HAS à l’issue de leur mission sur présentation des justificatifs originaux

Les modifications et annulations dépendent des conditions de réservation. Elles peuvent entraîner des frais.

Lorsque le billet a été réservé via HAVAS, si le voyageur veut prendre un train plus tôt, il doit se rendre au guichet en gare pour effectuer la modification. Si la réunion se termine plus tard que prévu, le billet est perdu sauf exceptions mentionnées ci-dessous.

Exceptions : pour les billets au tarif Pro et/ou tarif avec Carte Liberté, ils sont échangeables et modifiables sans pénalités jusqu’à 30 minutes avant le départ du train. Pendant cette durée (de -30 à +30 minutes du départ), les billets sont remboursables et échangeables uniquement pour le jour de voyage.

 Ils sont modifiables soit via l’appli TGV PRO soit par téléphone au numéro 0 892 353 501 ou au numéro 3635.

Il est possible de voyager sur une période plus étendue à condition d’avoir au préalable envoyé une décharge de responsabilité au pôle frais de déplacements de la HAS à l’adresse suivante fraisdedeplacements@has-sante.fr. Seuls les frais occasionnés pendant la période de mission seront pris en charge.

Le train est préconisé, pour des raisons de coût et d’émission de gaz à effets de serre.

L’avion n’est possible que pour effectuer des trajets qui seraient supérieurs à 4h en train. En cas d’aller-retour effectué sur la même journée, la durée prise en compte est de 6h pour effectuer l’aller-retour.

En pratique, les trajets Paris-Marseille, Paris-Montpellier et Paris-Bordeaux (environ 3h) sont à faire en train. Ils peuvent être pris en charge en avion uniquement si l’aller-retour a lieu dans la même journée.

Non, lors de l’utilisation du véhicule personnel, les frais de carburant ne sont pas remboursés car ils sont intégrés dans l’indemnité kilométrique. Cependant, en cas d’utilisation d’une voiture de location (la réservation d’un véhicule de location nécessite l’obtention d’un accord express de la HAS), le remboursement du carburant est possible. Il est rappelé que le plein du véhicule doit être effectué avant la restitution du véhicule auprès de l’agence de location.

Réserver mon hôtel

Pour venir à la HAS (Saint-Denis, 93), si vous avez besoin d’un hôtel, l’hébergement est pris en charge dans la limite de 120€ par nuit (petit déjeuner et taxe de séjour compris).

Pour les autres déplacements (notamment les missions des experts-visiteurs), les plafonds de prise en charge à la HAS sont les suivants :

• Pour les hébergements situés en Région parisienne et dans les villes de plus de 200 000 (Lyon, Marseille, Nice, Toulouse, Bordeaux, Montpellier, Rennes, Nantes, Lille et Strasbourg), la prise en charge maximum est de 120 € / nuit (petit déjeuner et taxe de séjour compris) dans la limite des frais réels.
• Pour tous les autres cas de figures, la prise en charge maximum est de 90 € / nuit (petit déjeuner et taxe de séjour compris) la limite des frais réels.
• Pour les hébergements situés Martinique, Guadeloupe, Guyane, La Réunion, Mayotte, St Barthélémy, St Pierre & Miquelon, St Martin, Nouvelle-Calédonie, Iles Wallis & Futuna et la Polynésie Française la prise en charge maximum est de 120 € / nuit (petit déjeuner et taxe de séjour compris) dans la limite des frais réels.

La HAS a un accord avec l’Hôtel Ibis Styles Paris Saint-Denis La Plaine, situé 212, Avenue du Président Wilson -93210 La Plaine Saint-Denis. Sous réserve de disponibilité, la chambre simple est fixée à 115€/nuit.

Il peut arriver que l’hôtelier ne souhaite pas que le petit déjeuner ou la taxe de séjour soient inclus pour les réservations via la plateforme Havas. Avant de payer, vérifiez que cela est indiqué sur le voucher, afin de ne pas payer une prestation qui serait déjà payée par ailleurs et que nous ne pourrions pas vous rembourser. Dans ce cas, le montant sera remboursé au voyageur a posteriori sur note de frais, sur présentation de la facture et dans la limite de tarification.

Attention le montant du remboursement HAS ne pourra pas dépasser le forfait de prise en charge maximum selon la ville où se déroule la mission (exemple pour Paris, si la somme totale du prix de la nuitée et des taxes de séjours HAVAS est de 110 euros, le remboursement du petit-déjeuner se fera, sur présentation de la facture originale, aux frais réels à hauteur de 10 euros maximum)..

Si vous avez réservé votre hôtel par Havas, vous devez présenter le voucher : celui-ci reprend l’ensemble des éléments déjà payés par la HAS (chambre, petit-déjeuner et taxe de séjour). En cas de difficulté avec l’hôtelier il faut s’adresser directement à HAVAS à l’adresse suivante : brest.guipavas@havasvoyages.fr

Oui, il est possible de réserver un Air bnb, ou toute autre forme d’hébergement (mais pour être remboursé, il faudra disposer d’une facture), en-dehors de HAVAS. Le remboursement est plafonné à 120€ par nuit pour Paris et toute l’Île-de-France.

La note de frais

Les frais engagés directement par le voyageur pour la réalisation de la mission à la HAS peuvent être remboursés par note de frais, dans la limite des plafonds de prise en charge. Cela peut concerner les déplacements, l’hébergement et les repas, pour la durée comprise nécessairement dans la mission.

Les hôtels et billets de transport réservés via Havas ne donnent pas lieu à note de frais.

Les repas pris gratuitement à la HAS non plus. Le petit-déjeuner est inclus dans l’hébergement.

Les frais divers personnels ne sont pas pris en charge.

Les frais annexes font référence à l’ensemble des autres frais susceptibles d’être engagés, hors billets de train / avion ou hôtel.

Je dois remplir le formulaire de remboursement et joindre les justificatifs demandés.

Les justificatifs doivent être transmis au pôle frais de déplacements de la HAS par courrier à l’adresse suivante :

Haute Autorité de santé
S.F.A.L. – Pôle Frais de déplacement
5 avenue du Stade de France
Libre réponse 85951
93219 ST DENIS LA PLAINE CEDEX

Une procédure d’envoi des frais par voie dématérialisée est en cours de mise en place. Elle est active pour les experts-visiteurs et permet le dépôt des frais sur une plateforme en fournissant des scans des justificatifs demandés.

Tous les documents attestant du paiement de l’hébergement et du transport (factures) si la réservation n’a pas été effectuée sur la plateforme HAVAS, une copie de la carte grise (en cas de déplacements en véhicule) et le RIB (pour tout 1er remboursement).

Non, les frais de taxi ne sont en principe pas pris en charge. Ils ne peuvent l’être que dans des circonstances particulières (handicap, trajet tardif).

Les avances sont possibles lorsque les frais engagés sont substantiels.

Le délai de remboursement des frais de déplacements sur présentation des justificatifs est en principe de 30 jours, sauf difficulté liée à une surcharge d’activité du pôle.

Généralement, l’allongement des délais de traitement est lié au manque de documents dans le dossier remis (justificatifs, factures, autorisation de véhicule, décharge de responsabilité, courrier explicatif d’une situation particulière…).