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La phase d'observations
À réception du rapport s’ouvre une phase contradictoire – appelée phase des observations – durant laquelle l’établissement porte à la connaissance de la HAS tout élément visant à corriger les erreurs matérielles et/ou les formulations inadéquates et donc à modifier les réponses aux éléments d’appréciation données par les experts-visiteurs dans le rapport.
C’est pourquoi, il est très important que les observations portent sur les critères inscrits au périmètre de la visite quelle que soit la cotation1 , sur ce qui est écrit dans le rapport envoyé et non sur la restitution des experts-visiteurs.
| 1 Si en règle générale, le processus décisionnel en V2010 est enclenché pour les cotations C et D, et qu’un lien est institué entre le niveau de décision et la cotation, le Collège de la HAS peut prononcer une décision (recommandation, réserve ou réserve majeure) pour des manquements et/ou insuffisances constatés sur des cotations A ou B. Ainsi, l’absence de personnels paramédicaux en nombre suffisant pour assurer la continuité des soins, peut amener le Collège à prononcer une décision sur le critère 18.a « Continuité et coordination de la prise en charge » même si la cotation est A ou B. |
L’établissement dispose d’un mois pour formuler des observations via SARA®.
Les observations doivent être détaillées et préciser les souhaits de l’établissement : modification du constat, changement de réponse à un élément d’appréciation, etc. Elles peuvent être accompagnées par tous les éléments de preuve que l’établissement juge pertinents.
En revanche, elles ne peuvent reposer sur des éléments postérieurs à la visite.
Ensuite, le chef de projet et le coordonnateur de la visite analysent les observations et décident de celles qu’il convient d’intégrer au rapport de certification : modification des constats et/ou réponses aux éléments d’appréciation. Leur prise en compte peut avoir un impact sur la décision finale.
Si l’établissement ne souhaite pas réaliser d’observations, il doit valider le rapport des experts-visiteurs sur la plateforme SARA®, en cochant la case présente dans le sommaire du rapport, attestant que le rapport des experts-visiteurs (REV) a été revu. Sans cette validation, il ne pourra pas être présenté devant la commission de revue des dossiers.
Suite au traitement des observations, le rapport est présenté devant la Commission de Revue de Dossiers, sous-commission de la Commission de Certification des Établissements de Santé, puis devant le Collège de la HAS.
À réception du rapport définitif, l’établissement peut télécharger, via SARA®, le tableau des observations, afin de prendre connaissance des observations acceptées et/ou refusées et de l’argumentaire s’y rapportant en cas de refus.
EXEMPLE DE RÉDACTION D’UNE OBSERVATION : Rappel du constat du rapport : « Bien que la politique d’amélioration de la prise en charge médicamenteuse soit rédigée, elle n’a pas été validée par la CME. De plus, les objectifs ne sont pas intégrés au programme d’amélioration de la qualité. » Constat souhaité et argumentaire : « La politique d’amélioration de la qualité de la prise en charge médicamenteuse a été validée par la CME le 17.09.2012. Ces objectifs sont intégrés au programme d’amélioration de la qualité. Changement de la réponse à l’élément d’appréciation Eléments de preuve :
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Loïc Keribin, Isabelle Mauras, Catherine Pouyet, chefs de projet – Service certification des établissements de santé
Lettre Certification & Actualités n°8, Janvier-mars 2013
