SARA : le dépôt des documents associés.

Dans cette partie, vous pouvez d’une part consulter les documents que la HAS vous transmet et d’autre part déposer les documents demandés dans le cadre de votre procédure, à savoir :

- la fiche interface HAS/ARS (déposée 9 mois avant le premier jour du mois de visite) ;
- les documents associés (un fichier compressé .zip permettant de regrouper plusieurs fichiers dans un même dossier et comportant au minimum : volet d’informations complémentaires pour le calendrier, CPOM, programme et politique qualité et gestion des risques, …) (5 mois avant la visite) ;
- le calendrier de visite ;
- la synthèse du périmètre permettant notamment de consulter la liste des critères aléatoires (3 semaines avant visite).
Dès que vous déposez un document dans une des zones de téléchargement, un mail est automatiquement envoyé à la HAS pour avertir les personnes concernées du dépôt du document. De même lorsque la HAS dépose un document qui vous est destiné, un mail est automatiquement transmis à votre administrateur SARA.
De manière générale, pour déposer un document, cliquez sur le bouton   afin de sélectionner le fichier à déposer. Validez ensuite votre choix à l’aide du bouton  situé en dessous de la zone de téléchargement :

NB : dès que vous déposez à nouveau un document, il n’y a pas de confirmation. Cependant, le fichier apparaît sur votre page SARA, il est donc disponible pour la HAS. À chaque nouveau dépôt, le précédent fichier est écrasé et un nouveau mail est envoyé aux personnes concernées.

Les documents associés (1 seul dépôt)
L’envoi de l’autoévaluation concerne les formulaires de saisie mais également les « documents associés ». Il s’agit des documents permettant aux experts-visiteurs de disposer d’éléments d’information complémentaires indispensables à la préparation de la visite. Avant de cliquer sur le bouton « Transmettre à la HAS pour validation » pour envoyer votre autoévaluation, n’hésitez pas à vous assurer que ces documents ont été déposés dans l’onglet « Documents de procédure ». En leur absence, l’autoévaluation ne peut être validée.

Le dossier compressé .zip (une seule zone de dépôt) à déposer doit comporter, au minimum, les documents suivants :

- le CPOM ;
- le volet d’informations complémentaires pour le calendrier (bientôt téléchargeable sur le site HAS) ;
- la politique qualité et gestion des risques ;
- le programme qualité et gestion des risques.

Chaque nouveau dépôt écrasera le précédent et à chaque nouveau dépôt, la HAS et les experts-visiteurs recevront un nouveau mail.

L’équipe projet SARA et Anne-Sophie Grossemy, chef de projet – Service certification des établissements de santé.

Lettre Actualités & Pratiques n°4, janvier-mars 2012.